6 deskundige tips voor eCommerce cash management

Een vraag die eCommerce adviseur en expert Paul Waddy vaak krijgt is: "Hoeveel cash heb ik nodig in mijn bedrijf?" Dat wordt meestal op de voet gevolgd door: "Hoeveel voorraad heb ik nodig?" Het antwoord op beide vragen ligt in het vinden van een gezonde balans door goed cash management.

"Je geld zit altijd vast in je product, dus je hebt dat operationele hefboomeffect nodig," zegt hij.

Waddy heeft meer dan 12 jaar ervaring in eCommerce. Hij stond op nummer 2 in Inside Retail's lijst van Top 50 People in E-Commerce, en hij is een doorgewinterde adviseur voor enkele van de bekendste eCommerce merken van Australië.

Wij spraken met Waddy over zijn top tips voor cash management om uw bedrijf gezond te houden en te richten op groei. Een sterke cashmanagementstrategie maakt uw bedrijf veerkrachtiger en stelt u in staat om met een gerust hart geld uit uw bedrijf te halen.

1. Houd 12 weken voorraad om aan de vraag te voldoen

E-commerce bedrijven moeten genoeg voorraad bij de hand houden om de productie lead times te dekken en aan de vraag te voldoen totdat hun volgende partij binnenkomt. Belangrijk is dat ze genoeg voorraad aanhouden om schommelingen in de verkoop op te vangen, zodat ze niet zonder geld komen te zitten als de vraag stijgt voordat een nieuwe partij binnen is.

Als je kijkt naar bedrijven die hun producten importeren, moet je meestal rekening houden met een productietijd van 8 weken, plus nog eens 4 weken voor verzending. Die supply chain crunch is een van de grootste uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer waarmee eCommerce oprichters worden geconfronteerd. Waddy's aanbeveling is om ten minste 12 weken voorraad bij de hand te houden, en mogelijk zelfs 16 weken, om er zeker van te zijn dat je veilig bent.

"Wat we zouden moeten doen is genoeg voorraad aanhouden om te kunnen zeggen: 'Ik wil hier een maand lang verkoopgegevens over hebben', en dan kan ik mijn bestelling gaan vervangen, zodat net als ik uitverkocht ben, de voorraad binnenkomt," zegt Waddy.

Om uw voorraad te benchmarken, raadt Waddy ook aan uw week- of maandomvang te controleren op basis van uw verkoopgegevens.

Hoe te handelen: "Ik zou iedereen aanmoedigen om zijn maanddekking te controleren - met andere woorden, hoeveel voorraad heb ik op dit moment bij de hand op verkoopniveau," zegt hij. "Als ik een miljoen dollar verkoop en ik heb 3 miljoen dollar voorraad, dan heb ik drie maanden dekking."

Met die gegevens kunt u bepalen hoe snel uw voorraad uitverkocht zal zijn en wanneer u moet bijbestellen. Dat zal u ook helpen begrijpen wanneer u het risico loopt te veel voorraad te hebben als uw volgende bestelling binnenkomt. U wilt niet te veel geld in voorraad hebben. Als u het einde van de maand nadert en te veel voorraad hebt, is het tijd voor een uitverkoop.

2. Houd 10 weken cash achter de hand om weerbaar te blijven

Hoewel het belangrijk is om de juiste voorraadniveaus te vinden en aan te houden, mag dat niet uw enige focus zijn. U moet ook geld op de bank hebben om nieuwe klanten te werven en uw bedrijf op lange termijn vooruit te helpen. Bovendien moet u geld achter de hand hebben om die uitdagende periodes te doorstaan waarin er iets misgaat. Door minstens 10 weken cash op de bank te houden, beschikt u over een buffer om eventuele stormen te doorstaan en met wat speelruimte te werken.

"Je moet geld op je bankrekening hebben om nieuwe mensen aan te nemen, lonen te betalen, aan marketing te doen - en al die andere dingen die nodig zijn als je groeit," zegt Waddy.

We hebben de afgelopen jaren ook veel factoren gezien die retailers en hun winstmarges beïnvloeden, of het nu gaat om pandemieën, vertragingen in de verzending of inflatie. De beste manier om u te beschermen tegen factoren waar u geen invloed op heeft, is uzelf een buffer te geven, zodat uw bedrijf zichzelf in stand kan houden, zelfs als de verkoop of omzet een grote klap krijgt.

Waddy wijst op de pandemie als een voorbeeld van een periode waarin veel bedrijven aan hun lot werden overgelaten omdat zij niet genoeg geld in kas hadden om turbulente omstandigheden te overleven.

"We zagen de erelijst van bedrijven die tijdens COVID over de kop gingen. Waarom? Omdat ze geen geld meer hadden," zegt hij. "De doodsteek voor die bedrijven begon al ver voor de COVID. Sommige van die bedrijven gingen binnen enkele weken over de kop. Ze hadden niet eens twee weken vrij geld. Anderen kwamen er doorheen omdat ze geld hadden, en ze kwamen er sterker uit dan ooit."

Hoe ga je door: Plan voor een regenachtige dag en houd geld achter de hand, zelfs als je groeit. Om erachter te komen hoeveel u nodig heeft, adviseert Waddy om alleen uw vaste uitgaven voor 10 weken bij elkaar op te tellen: salarissen van personeel, huur en nutsvoorzieningen, bijvoorbeeld. Dat is het getal waar je je op moet richten. Anders kan het te laat zijn om financiering te krijgen van financieringsaanbieders als je het echt nodig hebt, omdat ze je eerder als een risico zullen zien.

3. Kijk uit naar onregelmatigheden in uw brutomarges

Extreme dips en pieken in uw winst- en verliesrekening maand na maand kunnen een teken zijn van een boekhoudkundige fout, en u zult dat willen laten opruimen.

Deze fout kan zich voordoen bij elke detailhandelaar - niet alleen bij starters - dus het is iets waar elke eCommerce oprichter op moet letten. Bedrijven die geen grote kortingen aanbieden en consistent sterke marges van rond de 70% hebben, zouden een gestage groei in hun winst- en verliesrekening moeten zien. Als er consistenties zijn in je brutomarges, dan weet je dat er waarschijnlijk een fout is.

"Je ziet je brutowinst op je P&L omhoog gaan, omlaag gaan, omhoog gaan, omlaag gaan, in maanden waarvan je weet dat je een goede maand hebt gehad," legt Waddy uit. "Als je plotseling verliesgevend wordt en je je hoofd achter de oren krabt, vertrouw dan op je gevoel. Je boekhouder voert je aankopen verkeerd in."

Hoe te handelen: "In de praktijk: open nu je Xero-bestand en controleer je brutomarge," zegt hij. "Als je brutomarge fluctueert, worden je COGS en je inkopen verkeerd ingevoerd."

Spreek met uw boekhouder of hoofd financiën als u deze trend ziet, zodat u de fout kunt herstellen en uw aankopen correct kunt boeken.