eCommerce cashflowprognose: Een 13-weken voortschrijdend plan

Wat is kasstroombeheer?

Eenvoudig gezegd is cashflowbeheer het proces van het bijhouden, begrijpen en optimaliseren van de hoeveelheid geld die in en uit je bedrijf stroomt over een bepaalde periode. Je hebt een positieve cashflow als er meer geld binnenkomt dan er uitgaat, en een negatieve cashflow als er meer uitgaat dan er binnenkomt.

Waarom heb je een kasstroomprognose nodig?

Het beheersen van cashflowmanagement is een enorm voordeel voor je bedrijf. Je kunt je groei plannen, eventuele tekorten voorspellen en de schok van onverwachte krappe kasstromen vermijden.

Bijna elk bedrijf maakt vooraf een "strategisch plan" dat hun doelen voor de komende periode schetst. X eenheden verkopen. Marges verbeteren tot Y. Lanceren in land Z. Maar te weinig bedrijven hebben een gedetailleerde cashflowprognose om de dagelijkse activiteiten te sturen. Dit is een risico, want zoals we al eerder hebben gezegd, is het een combinatie van winstgevende unit-economie en zorgvuldig cashflowbeheer die van een goed bedrijf een goed bedrijf maakt. Je groeiambities zijn misschien wel haalbaar, maar niet als je in de tussentijd zonder geld komt te zitten.

Naast je jaarplannen moet je een kasstroomprognose van 13 weken opstellen die de verwachte ontvangsten en uitgaven in en uit de bankrekening van het bedrijf voor het komende kwartaal in kaart brengt.

De vraag die je strategisch plan beantwoordt is: hoe moet onze kaspositie er over een kwartaal uitzien? De kasstroomprognose geeft hier een beeld van op microniveau: wie moeten we betalen en wanneer? Wie moet ons betalen en wanneer? Het is een cruciaal besluitvormingshulpmiddel om bij te houden hoeveel geld er in en uit het bedrijf gaat, en moet wekelijks worden bijgewerkt als er nieuwe informatie beschikbaar komt.

Hoe je een cashflowprognose opstelt: 5 stappen om je groei te plannen

Je weet dat je een cashflowprognose nodig hebt, maar hoe kun je die het beste opstellen?

Na duizenden eCommerce oprichters gesproken te hebben, erkennen we dat het bijhouden van je cashflow een vervelende taak kan zijn. Daarom hebben we een gratis sjabloon voor cashflowbeheer gemaakt en een gids met 5 stappen om je te helpen.

1. Stel uw tijdschema vast

Om je cashflow te plannen en te analyseren, zou je moeten noteren hoeveel geld er beschikbaar is aan het begin en het einde van een bepaalde periode. De standaard in onze sjabloon is een 13-wekelijkse voortschrijdende prognose om aan te sluiten bij de driemaandelijkse rapportagecycli, maar u moet ook de jaarprognose overwegen die anticipeert op seizoenspieken en -dalen.

2. Let op verwachte kasinjecties

Noteer alle geldinjecties die je verwacht. De meest voorkomende vormen zijn geld dat wordt opgehaald in ruil voor eigen vermogen, schulden die worden aangegaan bij externe financieringsverstrekkers, of persoonlijk spaargeld dat je in het bedrijf investeert.

3. Prognose van uw inkomsten

Begin met het jaarperspectief. Bijna elk consumentenmerk heeft te maken met een bepaalde mate van seizoensgebondenheid. Deze schommelingen kunnen drastisch zijn voor bepaalde producten, zoals zwemkleding, winterjassen of schoolbenodigdheden. Het is belangrijk om rekening te houden met deze seizoensgebondenheid bij het beheren van je cashflow. Kijk eens naar je verkoopgegevens van het afgelopen jaar of twee. Zoek naar patronen die je helpen om de vraag te voorspellen, zoals wanneer het volume zou kunnen toenemen en welke producten het populairst zijn. Gebruik dit als leidraad voor je voorspellingen, maar houd ook rekening met je groeiambities.

Ga nu naar het microniveau. Hoe wordt de volgende schijf van 13 weken beïnvloed door verkoopschommelingen? Hoe verwacht u dat uw kasinstroom zich zal aanpassen als reactie hierop?

4. Schat uw uitgaande kasstromen

Nadat je de inkomsten hebt voorspeld, heb je een goed idee van wat de verkoopvraag zal zijn en welke producten je op voorraad moet hebben om aan die vraag te voldoen. Dan kun je beginnen met het inschatten van de benodigde uitgaande kasstromen, die meestal kunnen worden geschat als een percentage van de omzet.

Hoeveel kapitaal heeft je bedrijf nodig om zijn groeiambities waar te maken? Dit is een belangrijke beoordeling om te maken, omdat de grootte van je voorraadbestellingen direct gekoppeld is aan hoeveel geld je beschikbaar hebt. Als een bedrijf geen toegang heeft tot financiering, kan het zich misschien niet genoeg producten veroorloven om aan de verwachte vraag te voldoen. Dit geldt met name voor groeiende merken, waarvan de toekomstige verkoop groter zal zijn dan de huidige activiteiten. Zoals we hebben uitgelegd in ons artikel over de cash conversion cycle, kan een succesvolle omzetgroei een bedrijf failliet laten gaan, omdat steeds meer geld "vastzit" in voorraden en niet op tijd kan worden terugverdiend om de kosten te dekken.

Je moet een schatting maken en een budget opstellen voor de uitgaven die je moet betalen. Sommige uitgaven blijven relatief constant, zelfs in het laagseizoen, zoals huur, lonen en softwareabonnementen. Andere variëren afhankelijk van seizoensgebonden schommelingen, zoals inventaris en marketinguitgaven.

Bij het plannen van je voorraaduitgaven is het belangrijk om rekening te houden met doorlooptijden en betalingstermijnen. Je doorlooptijd is de periode tussen het moment dat je voor het eerst een bestelling plaatst bij een leverancier en het moment dat je de zending ontvangt. Dit kan sterk variëren afhankelijk van de productcategorie. Een e-commerce bedrijf dat gespecialiseerd is in huis- en tuinartikelen zal terrasmeubilair op voorraad moeten hebben wanneer klanten in het voorjaar beginnen te winkelen voor deze artikelen. Maar de productie van dit soort meubilair neemt maanden in beslag en dat kan zich vertalen in een doorlooptijd van zes tot acht maanden. Dat betekent dat het bedrijf de bestelling in augustus moet plaatsen om in februari, wanneer het bestellingen begint te ontvangen, producten op voorraad te hebben. Het merk moet ook bereid zijn om een aanbetaling te doen wanneer het de bestelling plaatst, die pas wordt terugverdiend wanneer de producten veel later worden verkocht. Hun cash conversion cycle is veel langer dan bijvoorbeeld een chocolademerk dat maar een paar weken hoeft te wachten op een leverancier om zijn bestelling te leveren. Hun kapitaalvereisten vooraf zijn waarschijnlijk ook groter. Maar als je terugdenkt aan onze vorige artikelen, kan dit gerechtvaardigd zijn door een hogere contributiemarge per eenheid en een lager break-even punt in eenheden, op voorwaarde dat ze hun cashflow in de tussentijd effectief kunnen beheren.

Elke productcategorie heeft inherente kenmerken die de cashflowvereisten beïnvloeden. Bedenk wanneer je vraag fluctueert en schat de kasuitstroom in die nodig is om aan deze vraag te voldoen.

5. Analyseer je verwachte kaspositie

Wanneer zijn de meest kapitaalintensieve periodes? Heb ik genoeg geld in kas om de vaste bedrijfskosten te dekken? Zijn er perioden waarin externe financiering voordelig kan zijn voor mijn bedrijf?

Nadat je je cashflowprognose hebt voltooid en een duidelijker beeld hebt gekregen van je verwachte cashflow, moet je belangrijke beslissingen nemen om eventuele cashbeperkingen op te heffen en de kans op succes voor je bedrijf te maximaliseren.

Je moet altijd een buffer aan liquide middelen aanhouden zodat je bedrijf van dag tot dag kan blijven draaien. Veel bedrijven grijpen naar persoonlijke fondsen om cashflowproblemen op te lossen, maar het riskeren van persoonlijke activa voor een zakelijke onderneming is zelden de beste optie. Externe financieringsverstrekkers zijn vaak een goede optie om te profiteren van groeikansen terwijl je een kasbuffer behoudt.

Experttips voor geldbeheer

Een sterke cash management strategie zal je e-commerce bedrijf veerkrachtiger maken en je in staat stellen om met een gerust hart geld uit je bedrijf te halen. Ervoor zorgen dat je altijd voldoende operationele cashflow achter de hand hebt is belangrijk omdat het je in staat stelt aan bestaande financiële verplichtingen te voldoen, klaar te zijn voor onverwachte hobbels in de toekomst en plannen te maken voor je toekomstige groei.

Het zou niet slim zijn om een standaardaanpak voor te schrijven, omdat dit afhangt van de aard van je bedrijf. Maar om wat algemene tips te krijgen om je bedrijf gezond te houden, spraken we met de bekende eCommerce expert Paul Waddy:

12 weken voorraad aanhouden om aan de vraag te voldoen

E-commerce bedrijven moeten voldoende voorraad bij de hand houden om de productietijden te dekken en aan de vraag te voldoen totdat de volgende partij binnenkomt. Belangrijk is dat ze genoeg voorraad aanhouden om rekening te houden met fluctuaties in de verkoop, zodat ze niet zonder komen te zitten als de vraag piekt voordat een nieuwe partij arriveert.

"Ik zou iedereen aanmoedigen om de dekking van hun maand te controleren - met andere woorden, hoeveel voorraad heb ik op dit moment bij de hand op verkoopniveau?" zegt Waddy. "Als ik een miljoen dollar omzet en ik heb 3 miljoen dollar voorraad op voorraad, dan heb ik 3 maanden dekking."

Het bijhouden van deze gegevens zal je ook helpen om te identificeren wanneer je het risico loopt om te veel voorraad aan te houden. Je wilt niet dat er te veel geld vastzit in je voorraad. Kruis de cijfers aan en als je tegen het einde van de maand te veel voorraad hebt, pas dan de komende voorraadorders aan of overweeg een uitverkoop.

Houd 10 weken contant geld achter de hand om veerkrachtig te blijven

Als je 10 weken contant geld op de bank hebt staan, heb je een buffer om eventuele bedrijfskosten te dekken.

"Je moet geld op je bankrekening hebben om nieuwe mensen aan te nemen, lonen te betalen, advertenties te laten lopen", zegt Waddy.

Werk samen met een kapitaalverstrekker die uw bedrijf begrijpt

Je moet op zoek gaan naar financieringspartners die je bedrijfsmodel begrijpen. "Er zijn nuances in eCommerce financiering die er gewoon niet zijn voor meer traditionele bedrijven", zegt Waddy.

Met een financieringspartner als Wayflyer heb je snel toegang tot financiering, met flexibele betalingsvoorwaarden die passen bij jouw zakelijke behoeften.